Складання переліку продукції

Край необхідно скласти чіткий перелік речей та предметів , які Вам потрібно буде взяти з собою. При наявності такого списку Вашій компанії гарантується зберігання та облік речей, своєчасне поповнення рекламної продукції, тощо.
Також важливим являється анкета для відвідувачів стенду. Для отримання статистики, керівництво повинно вказати в анкеті, перелік цікавих для них питань.

План виставкового стенду

Для оформлення стенду , рекомендується звернутися до дизайнера (або самотужки все чітко продумати), потрібно продумати стиль , імідж компанії, створення неповторної атмосфери, солідності та спокою.
Також варто звернути увагу:
-Основний напрямок руху відвідувачів;
- розміщення Вашої реклами , та брендування;
-місце для гардеробу, складу;
-місце для переговорів;
Оформлення стенду – написи і плакати , повинні бути поряд з експонатами і взаємно доповнювати одне одного . Оформити стенд допоможуть плакати, діаграми, фото, тощо. Потрібно зауважити , велика кількість інформації, картинок розміщених по стенду, перестає сприйматись відвідувачем. На стенді більшість повинна бути, за експонатами.
На період виставки необхідно скласти розпорядок дня. Стенд повинен функціонувати безперебійно і тоді можливість втрати потенційного клієнта через відсутність , загруженість , неуважність стендиста зменшується. Також важливо підібрати одяг для Вашого персоналу.

Інструктаж персоналу

До початку виставки важливо провести інструктаж:
-тематика виставки
-ціль участі;
-перелік продукції ;
-новинки;
-задачі які поставлені стендистам;
-план стенду;
-закріплення робочого місця;
-в які дні і години керівництво буде присутнє на стенді;
- основні категорії ймовірних відвідувачів;
-модель поведінки для кожної категорії;
-форми реєстрації відвідувачів.

Закріплення експонатів за працівниками

Це дуже важливий пункт, якщо експонат достатньо складний. Необхідно , щоб хоча би два стендиста добре знали цей експонат і могли давати професійні відповіді для спеціалістів в цій галузі. Інші повинні уміти розповісти про загальні призначення, основні характеристики, відмінність від аналогів, умови експлуатації, поставки або продаж даної продукції, товара.

Організація переговорів, заключення договорів, продаж продукції

На стенді також організовуються особисті продажі ( продукт можливо продати на стенді із знижкою) Можливий варіант безкоштовного монтажу на виробництві у замовника .
Також можливий варіант проводити безкоштовну роздачу демо-версії продукту, ручок з Вашим логотипом, листівок, візиток.
Облік відвідувачів, зацікавлених продукцією
Під час виставки необхідно фіксувати всі можливі контакти і проявляти зацікавленість в потенційному клієнті. Для цього можна використовувати анкету. Вона повинна містити основу інформацію: організація, адресу, телефон/факс, ім'я, вид діяльності, додаткова інформація.