Крім того, що виставка – один з найефективніших інструментів маркетингу, водночас один з найскладніших. Здається, нічого важкого6 оформити стенд, розложити свою продукцію, і очікувати на потік відвідувачів. Насправді все не так просто.

Спробуємо розібратись, що нам потрібно.

Для початку, запам'ятайте: що підготовка до виставки і участь у ній – це важка праця. Неможливо в одній статті розповісти про всі етапи підготовки, дати розгорнуті рекомендації як зробити участь максимально ефективною – для цього потрібно написати цілу книгу. Для гостей нашого сайту команда Ukraine Collective EXPO виділить кілька основних моментів, на які потрібно звернути увагу.
Представим, рішення про участь вже прийнято, стенд замовлений, його розміщення та дизайн відомі. Тепер Вам потрібно підготовитись до цих кількох днів, в які потрібно встигнути зробити і розповісти все те , що робиться в набагато більший проміжок часу. Підготовка до виставки повинна бути дуже серйозною, можливість продемонструвати свої товари і послуги в найбільш вигідному ракурсі великій кількості потенційних клієнтів є тільки тут. Потрібно виділитись в безкінечному виборі інших товарів на виставці.
Далі, ми приведем ряд рекомендацій з поміткою «не забути» і «обов'язково»

Рекламний матеріал

На усіх виставках пропонується та роздається велика кількість рекламної продукції та сувенірів. Від їх наповнення та якості залежить перше враження яке отримає потенційний клієнт про Вашу компанію. Тому добре продумайте, що саме Ви будете пропонувати відвідувачам.

Література

Максимально інформативність Ваших матеріалів, дасть впевненість, що зацікавляться не тільки із за красивого дизайну. Наприклад, на виставках можуть бути представленні наступні інформаційні матеріали:

  • Рекламні брошури з описом Ваших товарів та послуг
  • Прайс – листи
  • Каталоги
  • Буклети
  • Візитні картки (корпоративні, особисті)

Цього повинно бути достатньо. Розраховувати потрібно по кількості відвідувачів, поцікавившись у організаторів відвідування даного заходу.
Пам'ятайте краще хай залишиться, чим не вистачить.
Порада для виставкового персоналу. Бездумно не потрібно роздавати літературу. Це не ефективно. Краще домовитись з відвідувачем і відправити йому поштою. Поцікавтесь яка додаткова література йому потрібна, дізнайтесь адресу, одразу після виставки все відправите. Не завантажуйте відвідувача літературою на стенді, турбуючись про те, щоб йому було легше ходити по виставці. Поступаючи таким образом, Ви проявляєте турботу. Саме головне - Ви отримаєте можливість повторного спілкування з відвідувачем після виставки.

Сувеніри

Сувенірів повинно бути багато. Вони повинні бути як мінімум трьох видів: прості і дешеві для усіх відвідувачів, більш цінні – для зацікавлених та дорогі – для клієнтів та важливих персон. На усіх виставка є проблема колекціонери сувенірів , які приходять на виставки заради ручок, брелків, цукерок тощо, від цього не як не захистись , тому приготуйте багато простих сувенірів.
Наприклад можуть бути:

  • Цукерки в обгортках з фірмовою символікою;
  • Календарики;
  • Ручки, блокноти;
  • Брелоки тощо.

Також потрібні пакеті з фірмовою символікою, які ви будете пропонувати відвідувачам для Вашої та іншої літератури. Таким чином, під час виставки відвідувач продемонструє Ваш логотип усім учасникам.

Анкети

Для щоб, дізнатись хто Ваші відвідувачі та мати можливість проаналізувати результати своєї участі у виставці, розробіть анкети. Анкета повинна мати багато запитань, бути максимально простою та не потребувати багато часу для заповнення. Оберіть, що саме Вам найважливіше всього дізнатись про відвідувачів (потенційних клієнтів), яку інформацію отримати від них. Якщо після виставки Ви збираєтесь відправляти їм літературу, обов'язкові графи «ПІБ, назва компанії, адреса». Пропонуйте заповнити анкету, та подаруйте в якості вдячності якийсь сувенір. Анкетування дасть привід для звернення до потенційних клієнтів після виставки.
Порада: Ви можете допомогти відвідувачу заповнити анкету з його слів. Коли Ви будете робити записи, розмовляючи з клієнтом, це залишить хороші враження, та зрозуміє, що Ви дійсно ним зацікавленні. Заповнюйте усі графи одразу, не надійтесь на пам'ять. Компанії потрібна достовірна інформація.
Анкети – це основа для бази даних, аналізуючи яку Ви зможете отримати інформацію про потенційних клієнтів.

Підбір персоналу

Ми впевнені, що всі задіяні на стенді, повинні бути добре підготовленні та повинні бути: активними, комунікабельними, трудолюбиві. Не усі можуть провести цілий день на ногах і в гарному настрої.
Усім , хто буде працювати на виставці – стендисти, менеджери, технічний персонал – необхідно пройти інструктаж або тренінг. Працівники повинні чітко розуміти, для чого компанія бере участь та яка мета. Менеджерам потрібно правильно представити продукт, дати відповіді на запитання. Стендистам відповідальні за відвідувачів на стенді. Повинні уміти зустріти, розповсюдити рекламну продукцію і сувеніри, заповнити анкети. Технічний персонал відповідає за роботу обладнання.

Кілька слів про одяг

Добре, якщо працівники стенду будуть одягнені у фірмові костюми. Якщо таких не має, не погано якщо у всіх буде однакова деталь, наприклад футболка, галстук. Кожному працюючому на стенді повинно видати іменну табличку – бейдж з написаним на йому ім'ям. Менеджери повинні бути одягнуті в бізнес стилі, мати бейдж з іменем та посадою.
Вибирайте зручне взуття та одяг. Будьте чистими та охайними. Ви – лице компанії. Не пийте, не їжте на стенді. Попередьте та підмініться, доки ви сходите в буфет.

Надіємось, що Ви знайшли для себе щось цікаве та важливе, щоб участь в виставках приносила максимальні результати. Та надихала на участь у нових. Ми команда Ukraine Collective EXPO будем Вас у цьому допомагати!